Distanza, tempo, obiettivi: la corsa spiega i KPI

Ti sei mai chiesto perché monitoriamo i progressi di un progetto, perché servono KPI, deliverable, milestone? L’esempio più semplice che conosco non viene dal project management. Viene dalla corsa.

Decidi di iniziare a correre e ti dai un obiettivo: arrivare a fare 10 km in un’ora. Oggi è facile: ti porti dietro lo smartwatch o il telefono, e a ogni chilometro l’app ti dice quanto hai percorso e a che passo. Con quell’informazione ti regoli in tempo reale: se sei indietro dai qualcosa in più, se sei avanti puoi abbassare il ritmo, gestirti il fiato, ascoltare il corpo. Stai governando la corsa mentre corri.

Senza feedback, te ne accorgi al traguardo

Ora immagina la stessa corsa senza l’app. Arrivi alla fine, guardi il risultato e scopri che “pensavo di aver corso 10 km, invece mi sono fermato a 8. E ci ho messo un’ora e un quarto”. Nessun segnale lungo il percorso, nessuna possibilità di correggere: solo la sorpresa finale, quando ormai non c’è più niente da fare.

Nei progetti funziona esattamente così. Se non hai KPI chiari e misurabili, se non hai milestone intermedie, vai avanti a braccio — e ti accorgi solo alla fine che l’obiettivo è mancato. Prima serve fissare l’obiettivo, poi servono i punti di misura per capire se stai andando in quella direzione. Non alla chiusura del progetto: durante, quando correggere costa ancora poco.

Dal singolo allenamento al piano

C’è un secondo livello, meno ovvio. I dati della singola sessione servono a gestire quella sessione; la raccolta delle sessioni serve a costruire un piano di allenamento coerente con quello che vuoi raggiungere. Corri, misuri, guardi il risultato — e la volta successiva sai come gestirti.

Nei progetti è lo stesso meccanismo: le misure di oggi sono i dati storici di domani, quelli su cui costruirai stime e piani realistici. È il motivo per cui i dati vanno raccolti con un sistema serio, non strappati qua e là a fine mese: senza storico affidabile, ogni nuovo piano riparte da zero — o peggio, da numeri inventati.

La sfida positiva

E c’è un effetto collaterale che chi corre conosce bene: misurarsi tiene alta la voglia di migliorare. Arrivi ai 10 km in un’ora? La volta dopo provi a chiuderli in 55 minuti. Si innesca una sfida positiva con te stesso, un agonismo buono che mantiene alto l’impegno.

Nei team di progetto succede la stessa cosa quando l’avanzamento è visibile: il progresso misurato e condiviso motiva più di qualsiasi sollecito. Strumenti come l’Earned Value nascono esattamente per questo — dire, con un numero, “ecco dove sei rispetto a dove dovevi essere”.

Misurati, non controllati

E qui arrivo al punto che mi interessa davvero. Quando qualcuno ci fornisce dati su come stiamo progredendo — qual è il nostro ritmo, dove siamo rispetto all’obiettivo — la reazione istintiva, in cantiere come in ufficio, è spesso difensiva: “mi stanno controllando”.

Proviamo a ribaltarla. Quel dato è l’equivalente del segnale dell’app a ogni chilometro: un supporto, non una pagella. Mi dice se posso fare meglio e in quale direzione concentrarmi, mi permette di cambiare passo quando serve — non a consuntivo, quando ormai la corsa è finita. Io, per primo, vorrei sempre saperlo, come sto andando: non lo prenderei mai in maniera negativa.

La differenza tra controllo e supporto non sta nel dato: sta nell’uso che se ne fa e nel modo in cui viene condiviso. Un ritmo misurato serve a chi corre, prima ancora che a chi guarda.

E tu, nel tuo progetto, sai dire adesso se sei in linea con l’obiettivo — o lo scoprirai solo al traguardo?

Tratto dall’EP.18 del podcast Costruzioni Competenze — anche su YouTube.